加盖印章应先经公司领导批准,印章使用者应填写统一的印章使用登记表。印章保管人员对盖章文件要认真审查,包括审核申请盖章文件的内容、盖章次数是否一致,然后才能盖章。印章使用审批表和登记表都应指定部门妥善保管,保证印章使用记录的可追溯。
专人保管,明确印章保管人员的责任,培训提升其法律风险防控意识。
公司印章制度中应当明确具体印章的管理人。具体执行中,一定要选择原则性强、严谨认真的人负责保管;建议将印章放在行政职能部门,避免印章管理人员有对外销售或采购的业务,企业难以监控用章的正当性和合理性。
印章保管人员应签订“印章保管及使用责任书”,明确印章保管责任,强化风险防范意识,使其充分认识到印章管理的严肃性。
为保证资金的绝对安全,财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票,一人无法提出现金。
对需加盖公章的材料,印章保管人应注意落款单位与印章一致,用印位置恰当,图形清晰,对多页的合同等文件要盖骑缝章。
印章保管人员应当保证不让印章离开自己的视线,无公司主要领导批准,不允许将印章携带出去,即使需要外出携带,最好指定可信任的人随往确保印章的安全。
划定红线,确保印章使用者及保管人员不出现原则性错误。
印章管理人员一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章。如遇特殊倩况,必须要经过公司指定的领导同意,登记具体的数量,严格监控使用。对加盖印章的空白文件无用后,持有者要妥善处理和回收,防止丢失和失控。
对所属公司被注销,在工商注销手续完成后,必须收缴其全部公章。项目完成后,因项目部而刻制的印章及用印记录必须全部上缴公司。待适当的时候,将收缴的印章统一销毁,用印记录应按档案管理规定存档。
公司印章如丢失或被盗,应及时报告,向公安机关报案,并在报纸上发布公告声明作废,避免丢失期间用印带来的风险。